资深赊销管理顾问支招:解决资金“瓶颈”有新招
2004-08-10
资金对一个企业的发展来说又是性命攸关的，赊销管理系统在节省资金方面的效果又是显而易见，那到底赊销管理系统是怎样建立起来的呢？
资深赊销管理顾问向玉隆先生讲了一个资金由紧张到宽裕的小故事：某公司是东莞的一家中型企业，业务为批发零食，客户多为超市及小商店。该公司的平均月营业额为５００万，货款平均在外天数为６０天，坏账率为３％。建立赊销管理系统后，其货款平均在外天数减为３７天，坏账率降为０．７％，总成本降低１３８万，原来资金紧张的情况开始减缓。
向玉隆介绍了他在多年赊销管理实践中屡试不爽的一套赊销管理系统建立模式。从上述故事中我们可以得出这样的结果：因货款平均在外天数减少：原来成本：５００÷３０×６０＝１０００万；现在成本：５００÷３０×３７＝６１７万；共节省：１０００－６１７＝３８３万。因坏账率下降：原来成本：５００×１２×３ ％＝１８０万；现在成本：５００×１２×０．７％＝４２万；共节省：１８０－４２＝１３８万。合共节省：３８３＋１３８＝５２１万。
第１步：建立赊销管理部门
赊销管理部门是进行赊销管理的主体，赊销管理系统的建立首先要从建立赊销管理部门开始。赊销管理部门不在于它的大小和地位，重要的是赊销政策是否恰当，以及是否得到确切的执行。如果赊销管理部门从属于业务部，则主要职能是协助销售，销售顺利了，但不利于货款回收；如果赊销管理部门从属于财务部，则主要功能是货款回收，这样又不利于销售。
赊销管理部门、业务部与财务部应该是平行的部门，互不从属，但互相负责及合作，这样企业的利益才能得到最大的实现。
对于不同规模的企业，由于人力资源的制约，赊销管理部门的结构可以有所不同：大型企业可以在赊销管理部门经理下设客户资讯部和商账部；中型企业可在赊销部经理下设追账员兼资讯分析员各一名即可；小型企业则可以让赊销部经理兼资讯分析员和追账员。
赊销管理部门的主要功能至少要有以下几个方面：一、为企业建立一个资金安全网，监控企业现金流，保证企业的发展；二、搜集客户资料，为企业做出恰当的赊销决策提供参考；三、准时回收货款，保证企业顺利运转所需资金。所以赊销管理部门最好能够有专门的资讯员和商账员，专职负责处理公司的客户资料和账户。
第２步：设置赊销管理工具
古人云：“工欲善其事，必先利其器。”要想在赊销管理方面达到一定的效果，仅仅建立一个赊销管理部门还是不够的，借助一定的工具必不可少。赊销管理的工具包括：
一、赊销申请表。此表供客户在有赊销需要时填写，表的内容应根据企业自身的情况及客户的情况设定。例如自己是大企业或强势产品，在设计赊销申请表时，可以适当增加客户的内容，因为对于大的企业和强势产品，客户一般愿意提供更多的资料。
二、业务员意见书。企业只以赊销申请表确定客户的等级是不够的，业务员必须协助企业了解客户，以方便双方的贸易及沟通。在业务员意见书上，公司可以更多了解对方的情况，如客户的管理能力强不强，客户公司的影响力如何，客户的办公环境好不好，客户的产品怎样等等。
三、贸易咨询函。在与新客户交往时，为了了解更多的信息，以降低自己公司的风险，可以经过客户的授权，向与该客户有过交往的公司发一封贸易咨询函，询问有关情况，如相互认识有多久，最近的交易时间是什么时候，给予的赊销期限是多少天，赊销额度有多大等，以确定客户的信用度。另外，除了公开的咨询函，还要让业务员暗中注意客户的商品，从而了解该客户的其他供应商，做出私下的查询，以防讹诈。
四、客户评分系统。在我国进行客户的等级评分目前还相当困难，因为缺少必要的资料及数据。在这种情况下，一个补救的方法是使用“经验法则”。企业不同，所关注的重点也会不一样，企业可以根据自己关注的重点，设计评分系统的内容及分值。
五、欢迎信。欢迎信是赊销管理系统中的关键文件，它确定了双方的赊销关系。欢迎信的主要内容包括客户编号、账号、赊销额度、赊销期限、主动修改权、自己公司的联系方法等内容。
六、对账制度。与大小客户进行对账，以确定商账准确无误。
七、跟进制度。在公司将货发出后，及时跟进，了解客户是否收到货物、货物是否正常，在收款前确认货款有无问题，收款日要及时收款。
八、账龄分析报告。对每个客户是否拖欠，拖欠的时间进行分析总结。
九、账务处理。首先区分小额欠债与大额欠债，对不同的债务进行不同的追讨方法，比如不能因为５００元的欠债花上１０００元去追讨，需要采取紧急处理的就紧急处理。
十、追债信函。根据不同的拖欠时间，设计不同的追债信函，言辞要恳切、严肃。
十一、债务清理方案。将公司存在已久的债务分为三类：Ａ、欠债，但还有往来；Ｂ、欠债，已停止往来；Ｃ、已起诉但没有收回可能的欠债。设计不同的追讨方案，进行不同的处理。
第３步：启动赊销管理系统
有了赊销管理部门和赊销管理工具之后，一个公司的赊销管理框架已经具备。下面要做的工作就是调动赊销管理人员，利用赊销管理工具使赊销管理系统运转起来。
整个赊销管理系统可以参照与客户交往的时段分成签合约前、发货前、赊销期内、拖欠期内四个时期进行管理。
一、签合约前的重点是搜集客户的资料及核实资料，确定客户的等级及赊销额；在签定赊销合同后，发货前还需要对所有新客户进行３至６个月的严密监管。
二、发货前的重点是对文件的管理，如根据赊销信贷书决定赊销合同是否取消，发出欢迎信等。
三、赊销期内的管理包括对账、确认货物有无问题、确认货款是否有问题、制作账龄分析表、在收款日打电话或上门收账等内容。
四、拖欠期可以分成拖欠３０天内、拖欠６０天内、拖欠９０天内三个时间段，确定由哪些人员、对赊销客户采取怎样的措施，使公司的损失降到最低。因为过了付款日还不能收回货款时，应收账性质已经由“应收账”转变为“拖欠账”，公司已经开始在蒙受损失了。
